1. Menú archivo

Los ficheros o archivos de Calc se llaman libros y las opciones más importantes del menú Archivo son:

a)  Nuevo: comienza un nuevo libro que tiene inicialmente tres hojas . Pasamos de una hoja a otra haciendo clic en el nombre de esta. Para cambiar su nombre, hacemos clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja, y en el menú Contextual elegimos Cambiar nombre a la hoja. Este menú Contextual también permite otras opciones: Insertar, Eliminar, Mover o copiar…

b) Abrir…: abre un libro ya existente.

c) Documentos recientes: muestra los últimos documentos.

d)   Guardar: si es la primera vez que guardamos el libro, pide el nombre y tenemos que indicarle en qué carpeta lo queremos guardar. Si no es la primera vez, lo archiva con el mismo nombre que tenía y en la misma carpeta.

e)  Guardar como…: lo utilizamos para guardar el libro que tenemos en pantalla con otro nombre o en otra carpeta.

f) Vista preliminar: permite comprobar lo que vamos a obtener en la impresora.

g)  Imprimir…: imprime la hoja de cálculo que tengamos en la pantalla, permite elegir impresora, número de copias, etc., antes de imprimir. En el botón Propiedades elegimos Formato de papel, Orientación, Doble y Bandeja de papel.

 

2. Datos, operaciones y fórmulas

Los datos pueden ser textos o números. Si queremos modificar el contenido de una celda, la seleccionamos y en la barra de entrada lo modificamos.

a) Cuando queremos hacer una suma, en la barra de fórmulas elegimos  Suma, seleccionamos el rango con el ratón y pulsamos [Intro], o hacemos clic en  Aplicar.

b) Cuando las operaciones que tenemos que realizar son: +, –, *, /, ^, hacemos clic en una celda, escribimos el signo = igual y escribimos la fórmula, por ejemplo =C2/B2 y pulsamos [Intro] o hacemos clic en  Aplicar.

En todos los demás casos:

c) En la barra de fórmulas elegimos   Asistente: funciones, y luego seleccionamos la función que deseemos.

Referencia relativa y absoluta

Para calcular el cociente C2 entre D2, en la celda E2 escribimos =C2/D2; esto es una referencia relativa, es decir, si copiamos esta fórmula en la celda E3, la fórmula que escribe Calc automáticamente es =C3/D3

Si introducimos un valor fijo en la celda C1, y los valores variables están en la columna B, a partir de B3, e introducimos en la celda C3 la fórmula =B3*$C$1, arrastrando el controlador de relleno de la celda C3, en la celda C4 aparecerá la fórmula =B4*$C$1; en la celda C5, la fórmula =B5*$C$1; etc. En la fórmula la columna B es relativa y la celda C1 es absoluta. Las referencias relativas y absolutas pueden ser de una fila, C$1, una columna, $C1, o ambas, $C$1

Incrementar datos con un paso constante

Escribimos los dos primeros datos, en fila o columna, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el  Controlador de relleno.

Copiar fórmulas correlativas

Si en una fila o columna tenemos que copiar la fórmula de otra paralela, la seleccionamos y arrastramos el  Controlador de relleno.

3. Formato de celdas

Podemos elegir el formato de celdas en el menú Contextual y en el menú Formato.

Número: contiene los formatos de número, los más importantes son aumentar y disminuir decimales.

Fuente: contiene los comandos o herramientas tipo de letra, estilo y tamaño.

Alineación: contiene las opciones de alineación, orientación y autoajustar.

Para ocultar filas o columnas, las seleccionamos y en el menú Contextual elegimos Ocultar. Para volver a mostrarlas, la forma más sencilla es seleccionar la fila o columna anterior y siguiente y en el menú Contextual elegimos Mostrar.

La forma más rápida de modificar formatos es utilizar los iconos de la barra de herramientas del menú Inicio, como tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva…

	Pincel de formato			Color de fondo			Color de fuente
	Alinear a la izquierda			Alinear centro horizontal			Alinear a la derecha
	Negrita			Cursiva			Combinar celdas
	Añadir decimal			Eliminar decimal			Borde

Para autoajustar el tamaño de una fila o columna a la longitud de los datos que contiene, situamos el ratón en la cabecera, entre ella y la siguiente, y cuando el puntero del ratón cambie a forma de (i081e14x)  doble flecha hacemos doble-clic.

Si en una celda aparece , indica que no cabe en la celda todo el contenido y tenemos que aumentar su longitud. Una opción para cambiar la longitud es autoajustar.