Botón de Office

Las opciones más importantes del menú Botón Office son:

     a)  Nuevo: comienza un nuevo libro que tiene inicialmente tres hojas . Pasamos de una hoja a otra haciendo clic en el nombre de esta. Podemos cambiar dicho nombre haciendo clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja y en el menú Contextual elegimos Cambiar nombre. Este menú Contextual también permite otras opciones: Insertar, Eliminar, Mover o copiar…

     b)  Abrir: abre un libro ya existente.

     c)  Guardar: si es la primera vez que guardamos el libro pide el nombre y tenemos que indicarle en qué carpeta lo queremos guardar. Si no es la primera vez, lo archiva con el mismo nombre que tenía y en la misma carpeta.

     d) Guardar como…: lo utilizamos para guardar el libro que tenemos en pantalla con otro nombre o en otra carpeta.

     e) Imprimir…: contiene tres opciones, Imprimir, Impresión rápida y Vista preliminar, la primera opción permite elegir impresora, número de copias, etc. antes de imprimir.

     f)  En la parte derecha del menú Botón de Office aparece la lista de los libros más recientes.

 

Barra rápida ,  

En la barra rápida debemos tener las opciones que utilicemos frecuentemente.

Para añadir una opción hacemos clic en la parte derecha de la barra rápida sobre Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y activamos la opción correspondiente. Desde esta opción también podemos minimizar la cinta de opciones que contiene la barra de menús, las herramientas y los grupos.

 

Introducir datos, operar y fórmulas

Los datos pueden ser un texto o un número. Para introducirlos en una hoja de un libro de Excel seleccionamos la celda haciendo clic con el ratón y escribimos el texto o el número. Si queremos modificar el contenido de una celda, la seleccionamos y en la barra de entrada la modificamos.

a)   Cuando queremos hacer una suma, elegimos Inicio/ Modificar/, seleccionamos el rango con el ratón y pulsamos [Intro], o hacemos clic en Introducir.

b)   Cuando las operaciones que tenemos que realizar son: +, –, *, /, ^, hacemos clic en una celda, escribimos el signo = igual y escribimos la fórmula, por ejemplo =C2/B2 y pulsamos [Intro] o hacemos clic en Introducir.

En todos los demás casos utilizaremos el siguiente método:

c)  En la barra de fórmulas elegimos Insertar  función, y luego seleccionamos la función que deseemos.

Esta última opción presenta una ventana de diálogo con las funciones agrupadas en categorías. Cuando elegimos una función nos muestra en la parte inferior de la ventana su sintaxis con los argumentos correspondientes y una explicación.

 

 

Formato de celdas

El formato de celdas lo podemos elegir en el menú Contextual y en el menú Inicio.

a)    Fuente: contiene los comandos o herramientas, tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, bordes y colores. Haciendo clic en , aparece la ventana de la parte derecha, en la que por ejemplo podemos seleccionar subíndices y exponentes.

b)   Alineación: contiene las opciones de alineación, orientación, autoajustar y; combinar y centrar.

c)    Número: contiene los formatos de número, los más importantes son aumentar y disminuir decimales.

Para ocultar filas o columnas, las seleccionamos y en el menú Contextual elegimos Ocultar. Para volver a mostrarlas, la forma más sencilla es seleccionar la fila o columna anterior y siguiente y en el menú Contextual elegimos Mostrar.

La forma más rápida de modificar formatos es utilizando los iconos de la barra de herramientas del menú Inicio, como son: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva…

 

	Copiar formato			Color de relleno			Alinear texto a la derecha
	Negrita			Color de fuente			Combinar y centrar
	Cursiva			Alinear texto a la izquierda			Aumentar decimales
	Bordes			Centrar			Disminuir decimales

 

Para autoajustar el tamaño de una fila o columna a la longitud de los datos que contiene, situamos el ratón en la cabecera, entre ella y la siguiente y cuando el puntero del ratón cambie a forma de cruz hacemos doble-clic.

Cuando en una celda aparece  

 indica que no cabe todo el contenido de la celda en esta y tenemos que aumentar su longitud. Podemos cambiar la longitud situando el ratón en la cabecera de la columna entre esta y la siguiente y cuando cambie a forma de  cruz arrastrarlo o bien, si queremos realizar un autoajuste, hacer doble-clic.

 

Ordenación

Podemos ordenar los datos por una o varias columnas en orden ascendente o descendente. Seleccionamos los datos y elegimos en el menú Inicio/Modificar/ la opción Ordenar y filtrar.

 

Borrar y recuperar

Para borrar un rango, lo seleccionamos y pulsamos la tecla [Supr]

Cuando cometemos un error, y queremos recuperar, deshacer e incluso rehacer una acción, pulsamos [Ctrl] [Z], o bien elegimos en la barra rápida, Deshacer, Rehacer.